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Datenschutzerklärung

Stand: 06.11.2025

Wir, FactFlow, vertreten durch Johannes Kopton, Karthäuserplatz 13, 53129, Bonn, freuen uns über Ihr Interesse an unserer Softwarelösung factflow.io. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein zentrales Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verarbeiten und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:

FactFlow, vertreten durch Johannes Kopton, Karthäuserplatz 13, 53129, Bonn

E-Mail: johannes@factflow.eu Website: factflow.eu

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Johannes Kopton, johannes@factflow.eu

3. Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der DSGVO. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z.B. Name, E-Mail-Adresse, aber auch betriebliche Kennzahlen, sofern sie einer Person zugeordnet werden können).

4. Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

4.1. Bereitstellung der FactFlow-Plattform und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website und der FactFlow-Plattform erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben (Server-Logfiles):

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
  • Hostname des zugreifenden Rechners
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • IP-Adresse (anonymisiert oder pseudonymisiert)

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website und der Plattform sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Gewährleistung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit unseres Dienstes).

Speicherort: Unser Dienst wird bei der Hetzner Online GmbH (Standort Falkenstein/Vogtland, Deutschland) gehostet. Wir haben mit Hetzner einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

4.2. Registrierung und Nutzung von FactFlow

Um FactFlow nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Hierbei erheben wir folgende Daten:

  • E-Mail-Adresse

Im Rahmen der Nutzung von FactFlow verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen, hochgeladenen oder über Schnittstellen importierten Daten. Dies umfasst insbesondere:

  • Betriebsdaten (z.B. aus Ackerschlagkarteien, Düngeberichten, Tierbestandsregistern)
  • Dokumente und Fotos, die zur Texterkennung (OCR) hochgeladen werden
  • Informationen zu Bewirtschaftungsmaßnahmen

Zweck: Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Auftragserfüllung, d.h. zur Erstellung der Ökobilanzen, zur Durchführung von Szenarienanalysen und zur Bereitstellung der Benchmarking-Funktionen.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags).

4.3. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (LLMs)

Für bestimmte Funktionen, wie die Verarbeitung von Dokumentfotos und die Szenarienanalyse, nutzen wir KI-gestützte Modelle. Als Subunternehmer (Auftragsverarbeiter) setzen wir hierfür Microsoft Azure ein.

Wir stellen vertraglich und technisch sicher, dass Ihre Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union ("EU Data Region") verarbeitet werden und Microsoft keinen Zugriff auf die Inhalte für eigene Zwecke (z.B. Training von KI-Modellen) erhält.

Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) in Verbindung mit einem AVV gemäß Art. 28 DSGVO mit Microsoft.

5. Cookies

Wir verwenden auf unserer Plattform Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies: Wir setzen Cookies ein, die zwingend erforderlich sind, um die Grundfunktionen der Plattform sicherzustellen (z.B. Session-Cookies zur Steuerung des Logins).

Rechtsgrundlage: Für technisch notwendige Cookies ist die Rechtsgrundlage § 25 Abs. 2 TTDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Analyse zur Produktverbesserung (Tracking)

Um FactFlow stetig zu verbessern und die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen, möchten wir das Verhalten der Nutzer auf unserer Plattform in moderatem Umfang analysieren (z.B. welche Funktionen wie oft genutzt werden).

Die Daten werden pseudonymisiert verarbeitet und nicht mit Ihren Kerndaten (wie Inhalten von Düngeberichten) verknüpft.

Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für dieses Tracking ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in Ihren Kontoeinstellungen widerrufen.

7. E-Mail-Informationen zu neuen Funktionen

Wir möchten Sie gerne über Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse über neue Funktionen, Bilanzierungsmöglichkeiten oder wichtige Updates innerhalb von FactFlow informieren.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Bewerbung eigener, ähnlicher Dienstleistungen im Rahmen einer bestehenden Kundenbeziehung (vgl. § 7 Abs. 3 UWG).

Widerspruchsrecht: Sie können dieser Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen. Ein entsprechender Abmeldelink befindet sich in jeder dieser E-Mails. Alternativ können Sie Ihren Widerspruch an johannes@factflow.eu richten.

8. Nutzung anonymisierter Daten für Benchmarking, Modelle und Forschung

Der Kern unseres Dienstes ist die Vergleichbarkeit und Verbesserung von Umweltwirkungen. Hierfür ist die Nutzung aggregierter Daten unerlässlich.

Wir behalten uns das Recht vor, die von Ihnen eingegebenen Daten (z.B. Emissionswerte, Erntemengen, Bewirtschaftungsdaten) in vollständig anonymisierter Form zu nutzen. Anonymisiert bedeutet, dass jeglicher Bezug zu Ihrem Betrieb oder Ihrer Person unwiderruflich entfernt wird.

Diese anonymisierten Datensätze nutzen wir für folgende Zwecke:

  1. Benchmarking: Um Ihnen und anderen Nutzern Vergleichswerte (z.B. "Wie hoch sind die Emissionen im regionalen Durchschnitt?") bereitstellen zu können.
  2. Produktverbesserung und Modelltraining: Zur Erstellung und Verbesserung von Computermodellen (z.B. für die Vorhersage von Emissionen, Ernteergebnissen etc.).
  3. Forschungszwecke: Wir behalten uns das Recht vor, diese anonymisierten Datensätze an Universitäten und Forschungseinrichtungen zu Forschungszwecken weiterzugeben.

Wichtiger Hinweis: Da es sich nach der Anonymisierung nicht mehr um personenbezogene Daten handelt, unterliegt diese Verarbeitung nicht mehr den Bestimmungen der DSGVO. Die Anonymisierung selbst stellt eine Datenverarbeitung dar, die wir auf unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) stützen, unseren Dienst zu verbessern und zur landwirtschaftlichen Forschung beizutragen.

9. Datenspeicherung und Sicherheit

Speicherort: Alle Ihre personenbezogenen Daten und Betriebsdaten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH am Standort Falkenstein (Deutschland) gespeichert. Es findet keine Übermittlung von personenbezogenen Rohdaten in Drittländer (außerhalb der EU/EWR) statt, mit Ausnahme der oben genannten, vertraglich abgesicherten Verarbeitung durch Microsoft Azure innerhalb der EU.

Sicherheit: Wir treffen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehört u.a. die Verschlüsselung der Datenübertragung (SSL/TLS).

10. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist.

  • Kontodaten: Ihre Registrierungs- und Nutzungsdaten werden gespeichert, solange Ihr FactFlow-Konto aktiv ist.
  • Löschung auf Anfrage: Sie können jederzeit die Löschung Ihres Kontos und aller damit verbundenen personenbezogenen Daten verlangen (siehe "Ihre Rechte").
  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen (z.B. Rechnungsdaten gemäß HGB oder AO), werden nach Ablauf dieser Fristen gelöscht.

Anonymisierte Daten unterliegen keiner Löschanforderung, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen.

11. Ihre Rechte (Betroffenenrechte)

Sie haben bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass die Verarbeitung eingeschränkt wird.
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten.
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO):
    • Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f
    • Insbesondere können Sie der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse für Produktinformationen (siehe Ziffer 7) jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
  • Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z.B. beim Tracking), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
  • Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

12. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen (z.B. bei der Einführung neuer Services). Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.